Teamtailor-rekrytoinnin tietosuojakäytäntö
Teamtailor tarjoaa rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitettua palvelua ("palvelu") yrityksen Suomen Syöpäyhdistys ry ("rekisterinpitäjä" "me" jne.) puolesta. On tärkeää, että Palvelua käyttävät henkilöt ("käyttäjät") tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme käyttäjän henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Ylläpidämme riittävän korkeaa henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjän henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön ("tietosuojakäytäntö") mukaisesti.
1. Yleistä ja yhteydenotto
Rekrytointirekisterin rekisterinpitäjänä määrittelemme henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Olemme vastuussa käyttäjien lisäämien henkilötietojen tai palveluun liittyvien, muilla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelystä.
Suomen Syöpäyhdistys ry
Osoite: Unioninkatu 22, 00130 Helsinki
Vaihde 09 135 331
Jos sinulla on kysyttävää, tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelyprosessista, haluat käyttää oikeuksiasi tai muissa asioissa, ota yhteyttä hallintopäällikkö Minna Heikkilään, [email protected].
Tietosuojavastaava: [email protected].
Henkilötietojen käsittelijä on ruotsalainen ohjelmistoyritys
Teamtailor AB, Östgötagatan 16, 116 21 Stockhom, Sverige
Teamtailorilla on alikäsittelijöitä, jotka on listattu osoitteessa List of sub-processors for customers using our EU Region | Teamtailor Support.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja laillisuus
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena on
- hallita rekrytointia
- tiedonhaku
- tuleva rekrytointi
- työstä ilman hakua kiinnostuneiden eli verkostoituvien käyttäjien palvelu
Rekrytoinnin hallinnan kannalta välttämättömän henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 b kohta), joksi katsomme käyttäjän jättämän työpaikkahakemuksen. Rekrytoinnin hallinnan kannalta välttämätön käsittely, joka ei liity pyydettyyn toimenpiteeseen, perustuu Suomen Syöpäyhdistys ry:n oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 f kohta). Suomen Syöpäyhdistys perustelee pyynnöstäsi, miksi henkilötietojen käsittely on näihin tarkoituksiin Suomen Syöpäyhdistyksen oikeutetun edun mukaista.
Kun henkilötietoja kerätään muualta kuin käyttäjältä itseltään, henkilötietoja käsitellään käyttäjän suostumuksella (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a kohta). Käyttötarkoitusta tuleva rekrytointi varten henkilötietoja säilytetään käyttäjän vuosittaisella luvalla pidempään, kuin rekrytoinnin hallinnan kannalta on välttämätöntä. Käsittely tähän tarkoitukseen perustuu käyttäjän suostumukseen. Työnhakijaksi ilman hakemusta ilmoittautuneiden hakijoiden tietoja käsittelemme käyttäjän suostumuksella ja hakemuksen jättämisen jälkeen edellä kerrotusti.
Hakijoiden yhdistettyä analyysia varten henkilötiedot muutetaan tunnisteettomiksi. Analyysissa pidetään huoli, ettei yksittäinen hakija ole tunnistettavissa. Kun henkilöt eivät ole tunnistettavissa, tiedot eivät ole enää henkilötietoja.
3. Henkilötietojen kerääminen
Milloin ja miten keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjien henkilötietoja, kun käyttäjät
- täyttävät hakemuksen palvelun kautta tai muuten lisäävät itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta; ja
- käyttävät palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilötietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta.
- tarjoavat tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan palvelua käyttävän verkkosivuston kautta) ja kun tällaiset tiedot ovat tärkeitä hakumenettelyn kannalta;
Keräämme käyttäjän suostumuksella vain rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Linkediniltä. Tätä kutsutaan tiedonhauksi, ja työntekijämme suorittavat sen manuaalisesti tai automaattisesti palvelun kautta.
Käyttäjät voivat verkostoitua ilmoittautumalla työnhakijaksi ilman hakua ja hakemusta. Heidän henkilötietojaan käsittelemme suostumuksen perusteella.
Henkilötietoryhmät
Käsiteltävät henkilötietoryhmät ovat henkilöllisyystietoja, yhteystietoja, taustatietoja ja tietoja pätevyydestä kuten koulutus- ja työhistoriasta.
Sinut pyritään tunnistamaan ja arvioimaan soveltuvuuttasi avoimeen tehtävään palvelun kautta jakamiesi henkilötietojen luokkien kuten nimen, nimikkeiden, koulutuksen ja muiden tietojen, sähköpostiviestien, kuvien ja videoiden sekä LinkedIn-tilin tietojen sekä rekrytoinnissa esitettyjen kysymysten avulla. Vain rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia tietoja kerätään ja käsitellään.
Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerätyt henkilökohtaiset tiedot tallennetaan ja käsitellään EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palveluntarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi. Ota meihin yhteyttä kohdan 2 yhteystietojen avulla saadaksesi asiakirjoja tällaisista riittävistä suojatoimista.
Kuinka kauan henkilötietoja käsitellään
Valittujen työntekijöiden hakemukset liitteineen säilytetään pysyvästi. Hakijoista laaditut muistiot ja yhteenvedot säilytetään pysyvästi. Valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset liitteineen säilytetään lähtökohtaisesti 2 vuotta mahdollisen syrjintää koskevan kanteen varalta. Hakijoille lähetetyt vastaukset säilytetään 2 vuotta.
Hakija voi pidentää henkilötietojensa säilytysaikaa yllä mainitusta mahdollisten tulevien rekrytointiemme varalta antamalla luvan säilytyksen pidentämiseen vuosi kerrallaan. Jos säilytysaikaa ei jatketa, henkilötiedot poistetaan.
Työstä ilman hakua kiinnostuneiden käyttäjien tietoja säilytetään vuosi kerrallaan.
4. Käyttäjien oikeudet
- Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoja henkilötietojen käsittelymenetelmistämme ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti kohdan 2 yhteystietojen kautta.
-
- Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) kopio häneen liittyvistä, palvelun käsittelemistä henkilötiedoista maksutta. Rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu pyydetyistä lisäkopioista vaatimuksesta aiheutuviin hallintokuluihin perustuen.
-
- Käyttäjillä on tarvittaessa oikeus oikaista häntä koskevat virheelliset henkilötiedot kirjallisella pyynnöllä kohdan 2 yhteystietojen kautta.
-
- Käyttäjällä on oikeus vaatia tietojen poistoa.
-
- Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, käyttäjällä on oikeus peruuttaa suostumus, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa, että käyttäjä ei voi hakea tiettyyn työhön tai muuten käyttää palvelua. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta muulla perusteella tapahtuvaan käsittelyyn.
-
- Käyttäjällä on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista.
-
- Käyttäjällä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
-
- Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, käyttäjällä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikä tarkoittaa oikeutta henkilökohtaisten tietojen vastaanottamiseen ja siirtämiseen toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Kaikkia yllä mainittuja oikeuksia koskevat yhteydenotot tehdään kohdan 2 yhteystietojen kautta.
- Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee meidän käsittelevän henkilötietoja tietosuojasäännösten vastaisesti.
-
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, puh. 029 566 6700, [email protected]
5. Turvallisuus
Pidämme henkilökohtaista koskemattomuutta prioriteettina ja pyrimmekin aktiivisesti varmistamaan, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään erittäin huolellisesti. Toteutamme kohtuudella odotettavissa olevat toimenpiteet varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojakäytännön että yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tietojen siirto Internetin ja mobiiliverkon kautta sisältää kuitenkin riskejä, ja kaikki siirrot tehdään tiedon siirtäjän omalla vastuulla. On tärkeää, että käyttäjät ottavat myös vastuun tietojensa suojauksesta. Onkin käyttäjän vastuulla, että hänen kirjautumistietonsa pysyvät salassa.
6. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle
Emme myy tai muutoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Voimme siirtää käyttäjien henkilötietoja seuraaville tahoille:
- Käsittelijälle ja alikäsittelijöille, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi.
- Viranomaisille tai lainopillisille neuvonantajille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa.
- Viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos lain tai viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että käyttäjän henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor, joka toimii palvelun toimittajana, palvelin- ja hosting-yritykset, sähköpostiyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyysipalveluyritykset ja muut palvelun toimittamiseen liittyvät yritykset.
7. Kootut tiedot (ei-tunnistettavissa olevat henkilötiedot)
Saatamme jakaa koottuja tietoja kolmansille osapuolille. Aggregoidut tiedot on tällöin koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai geologisesta sijainnista palvelun käyttöä varten. Kootut tiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.
8. Evästeet
Tietoja käyttäjän palvelun käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjän palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Käyttäjät voivat milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
9. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöömme milloin tahansa. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Uusi versio katsotaan käyttäjille välitetyksi, kun käyttäjä on joko vastaanottanut sähköpostin, jossa käyttäjälle ilmoitetaan uudesta versiosta (käyttäen käyttäjän palvelun käytön yhteydessä antamaa sähköpostiosoitetta), tai kun käyttäjälle on muuten ilmoitettu uudesta tietosuojakäytännöstä.
